Inventario rotativo: el método de veinte minutos al día para mantener el stock teórico correcto

Por qué el inventario anual no basta

El inventario anual sirve a la contabilidad. Para las roturas llega demasiado tarde: un stock erróneo en febrero crea roturas hasta el inventario siguiente, porque el pedido automático se fía del stock teórico. El estudio de DeHoratius y Raman midió un 65 % de registros de stock inexactos en un distribuidor, con diferencias tanto mayores cuanto más vende la referencia. Son precisamente las referencias que más a menudo faltan en el lineal.

El inventario rotativo corrige el stock teórico donde cuenta, antes de que el error cueste ventas.

Elegir las referencias que contar

Contarlo todo cada día es imposible. La selección hace el método:

1. Las cincuenta referencias más vendidas de la tienda, cada una contada una vez por semana (diez al día).
2. Las referencias en promoción, contadas la víspera de la operación y a mitad.
3. Las referencias avisadas como ausentes con stock teórico positivo: es la lista de los probables stocks fantasma, que contar el mismo día.
4. Las referencias con diferencias recurrentes: aquellas en las que el último conteo reveló una diferencia se vuelven a contar la semana siguiente.

Esta selección cambia cada día; cabe en una hoja o una pantalla.

El método en veinte minutos

1. Imprimir o mostrar la lista del día: de diez a quince referencias, con su stock teórico.
2. Contar en el lineal y luego en el almacén, incluidas las cajas abiertas y los productos mal colocados cerca.
3. Corregir el stock teórico de inmediato en cada diferencia, con un motivo: rotura no registrada, hurto, error en recepción, producto mal colocado.
4. Anotar la diferencia en una tabla sencilla (referencia, fecha, teórico, real, causa): esa tabla revela las causas que tratar.

A diez referencias al día y dos minutos por referencia, son veinte minutos, hechos por la misma persona, a la misma hora, preferiblemente antes de abrir o en el valle de media mañana.

Leer la tabla de diferencias

Al cabo de un mes, la tabla de diferencias cuenta la historia de la tienda:

• diferencias concentradas en frescos apuntan a roturas no registradas;
• diferencias en productos pequeños y caros apuntan a hurto;
• diferencias en recepción en categorías con muchas referencias apuntan a un control por caja en lugar de por referencia;
• diferencias positivas (más real que teórico) apuntan a devoluciones o recepciones no registradas.

Cada causa tiene su remedio, y el remedio reduce de forma duradera las roturas por stock fantasma, descritas en stock fantasma: qué hacer cuando el stock teórico dice que el producto está.

Lo que hay que evitar

• Contar sin corregir: un conteo no seguido de una corrección del stock teórico es inútil.
• Contar al azar: las referencias de baja rotación rara vez tienen diferencias que cuesten; la selección hace la rentabilidad.
• Delegar sin hora fija: el inventario rotativo sobrevive si es un ritual, no una tarea “cuando haya tiempo”.

Un ejemplo

Supermercado de 2.200 m². Inventario rotativo montado sobre cincuenta referencias de alta rotación, diez al día. Primer mes: 34 diferencias encontradas en 200 conteos, de ellas 21 stocks teóricos sobrevalorados, es decir 21 referencias cuyo pedido automático ya no se disparaba. Tras la corrección y el tratamiento de las causas (registro de roturas en frescos, control por referencia en recepción), el segundo mes cuenta 12 diferencias, y los avisos de rotura en esas referencias bajan un tercio.

Lo que cambia el aviso de los clientes

AlertaLineal proporciona la tercera lista del método, la más rentable: los productos que los clientes avisan como ausentes mientras el stock teórico dice que están. Son stocks fantasma que cuestan ventas ahora mismo, que contar el mismo día. Prueba de 14 días, sin tarjeta de pago: ver el plan para directores.

Fuentes

• DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: resumen.
• Corsten, Gruen, “On Shelf Availability”, 2004: resumen.