Stock fantasma: ¿qué hacer cuando el stock teórico dice que el producto está?

Qué es el stock fantasma

El stock teórico es lo que el sistema de gestión cree tener: recepciones menos ventas menos salidas registradas. El stock real es lo que hay en el lineal y en el almacén. Cuando el teórico es superior al real, la diferencia es un stock fantasma: unidades que solo existen en la base de datos.

El problema no es contable, es comercial: el pedido automático se dispara cuando el stock teórico baja de un umbral. Si el sistema cree que quedan cuatro unidades mientras el lineal está vacío, el pedido no sale, y la rotura dura hasta que alguien se da cuenta. Son estas roturas las que las herramientas de gestión no ven, y que forman parte del 72 % de roturas de origen tienda medidas por Corsten y Gruen.

De dónde viene

Las causas son banales y acumulativas:

• merma y caducados tirados sin registrar, sobre todo en frescos;
• robo, que solo se ve en el inventario;
• errores de recepción: un bulto contado por dos, una referencia confundida con la vecina;
• productos mal colocados, en el almacén o en otra sección: existen, pero no donde el cliente busca;
• devoluciones y cambios sin tratar;
• sustituciones en caja: el producto vendido no es el que se ha escaneado.

Cada causa pesa poco; su suma es importante. El estudio de DeHoratius y Raman sobre un distribuidor estadounidense de 37 tiendas encontró un 65 % de fichas de stock inexactas, con diferencias tanto mayores cuanto más rota la referencia y más cargada está la sección.

Por qué cuesta más que una rotura ordinaria

Una rotura con stock teórico correcto se corrige sola: el pedido sale, el producto vuelve. Una rotura con stock fantasma no se corrige: nada la dispara. Dura días, a veces hasta el siguiente inventario. En un producto de alta rotación, son decenas de ventas perdidas al día, calculables con el método de cómo medir las ventas perdidas por las roturas.

Cómo detectarlo

Tres métodos, del menos al más rápido:

1. El inventario rotativo dirigido: contar cada semana las cincuenta referencias de mayor rotación de la tienda, aquellas donde un stock fantasma cuesta más. Bastan veinte minutos al día.
2. Las ventas anormalmente bajas: una referencia cuyas ventas caen a cero o casi durante dos días mientras el stock teórico es positivo es casi siempre un stock fantasma. Un informe semanal de este cruce pone la lista delante de los ojos.
3. El aviso inmediato del hueco: la persona que ve el lineal vacío, empleado o cliente, lo avisa al instante; el stock teórico se corrige y el pedido se dispara el mismo día.

Cómo prevenirlo

• Registrar la merma en el momento en que se constata, con una herramienta sencilla en el terreno, no al final del día.
• Recepcionar por referencia, no por bulto, en las categorías con muchas referencias parecidas (perfumería, tintes, papelería).
• Ordenar el almacén por sección y por referencia: un producto ilocalizable en el almacén es un stock fantasma para el lineal.
• Verificar el stock teórico de cada referencia en promoción antes del inicio de la promoción.

Lo que cambia el aviso de los clientes

El stock fantasma se ve en el lineal antes de verse en el sistema. Con AlertaLineal, el cliente que encuentra el lineal vacío escanea el producto; el director recibe la referencia y puede verificar su stock teórico el mismo día, en lugar de esperar al inventario. Los productos avisados mientras el stock teórico es positivo son, por construcción, la lista de los stocks fantasma de la tienda. Prueba de 14 días sin tarjeta bancaria: ver la oferta para directores.

Fuentes

• DeHoratius, Raman, « Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis », Management Science, 2008: resumen.
• Corsten, Gruen, « On Shelf Availability », 2004: resumen.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, « Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination », GMA, 2002: estudio completo (PDF).