Pedido automático y roturas: ¿cómo ajustar el stock mínimo y el punto de pedido?

Lo que hace de verdad el pedido automático

Los sistemas de gestión de la tienda piden solos, según tres parámetros por referencia:

• el punto de pedido (o stock mínimo): el nivel de stock teórico por debajo del cual sale un pedido;
• el stock máximo (o cantidad objetivo): el nivel que el pedido intenta alcanzar;
• el plazo de entrega: el tiempo entre el pedido y la llegada del producto al lineal.

Nada más. El sistema no ve ni el lineal, ni el sábado, ni la promoción, salvo que se le hayan descrito. Según Gruen, Corsten y Bharadwaj, el pedido y la previsión en tienda son la primera causa de roturas, por delante de la reposición: ajustar estos tres parámetros es, por tanto, una palanca directa.

La fórmula del punto de pedido

Punto de pedido = ventas diarias medias × plazo de entrega (en días) + stock de seguridad.

El stock de seguridad cubre las variaciones: un día de ventas es un mínimo razonable para un producto de ventas regulares, dos días para un producto cuyas ventas varían mucho.

Referencia	Ventas al día	Plazo	Seguridad	Punto de pedido
Leche semidesnatada 1 l	200	1 día	1 día (200)	400
Galletas de referencia	40	2 días	1 día (40)	120
Tinte de pelo, tono habitual	2	3 días	2 días (4)	10

El stock máximo se fija después según la capacidad de almacenamiento (lineal más almacén) y la frecuencia de pedido deseada: pedir cada dos días implica un máximo de al menos dos días de ventas por encima del punto de pedido.

Los cuatro errores que vuelven inútil el pedido automático

1. Ajustar sobre la media anual. Las ventas de la referencia varían según el día de la semana y la temporada. Un punto de pedido calculado sobre la media es demasiado bajo el sábado y antes de las fiestas, demasiado alto en enero. Los sistemas recientes aceptan perfiles por día de la semana; si no, las veinte referencias más vendidas merecen un ajuste manual antes de cada periodo punta (roturas del sábado y vísperas de fiesta).
2. Ignorar la promoción. Una promoción multiplica las ventas por tres a diez; sin subir el punto de pedido durante la operación, el pedido automático sale demasiado tarde (promociones y roturas en el lineal).
3. Fiarse de un stock teórico falso. El punto de pedido se compara con el stock teórico. Si el stock teórico está sobrevalorado, el pedido no sale y la rotura dura hasta el inventario. Es el stock fantasma, tratado en stock fantasma: qué hacer cuando el stock teórico dice que el producto está.
4. Olvidar el plazo real. El plazo que hay que introducir no es el del transportista sino el tiempo entre el pedido y el lineal: recepción, control y reposición incluidos. Un día olvidado aquí es un día de rotura por ciclo.

Cómo comprobar sus ajustes

Una vez al mes, sacar las cincuenta referencias más vendidas de cada sección con su punto de pedido, sus ventas diarias reales de las últimas cuatro semanas y su plazo. Toda referencia cuyo punto de pedido esté por debajo de ventas × plazo es una rotura programada en cada ciclo. Esta revisión suele revelar puntos de pedido nunca revisados desde la creación de la referencia, mientras sus ventas se han duplicado.

Lo que cambia el aviso de los clientes

Un producto avisado como ausente por los clientes mientras el pedido automático no ha disparado nada es un parámetro erróneo o un stock fantasma. AlertaLineal da esa lista cada día; señala directamente las referencias que hay que revisar. Prueba de 14 días, sin tarjeta de pago: ver el plan para directores.

Fuentes

• Gruen, Corsten, Bharadwaj, “Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002 (parte de las causas pedido y previsión): estudio completo (PDF).
• DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: resumen.