Blog · 20 de septiembre de 2026
Recepción y control por referencia: ¿cómo evitar las roturas desde el muelle?
En resumenCuando la recepción valida la entrega por el número de bultos, toda diferencia de contenido (referencia ausente, sustituida, rota) entra en el stock teórico como si se hubiera entregado. El pedido automático cree entonces el producto presente y no lo vuelve a pedir: la rotura dura hasta el inventario. El control por referencia consiste en verificar el contenido, no el contenedor, al menos en las referencias sensibles: más vendidas, promociones, productos caros. Cuesta unos minutos por entrega y elimina una de las primeras causas de stock fantasma.
Lo que deja pasar la recepción por bulto
La mayoría de las tiendas reciben contando los bultos y firmando el albarán. El sistema registra entonces las cantidades pedidas como entregadas. Todo lo que difiere dentro de los bultos se convierte en un error de stock teórico:
- una referencia ausente en un bulto completo en apariencia;
- una referencia sustituida por el proveedor o el almacén (otro sabor, otro formato);
- una rotura en el transporte;
- un cruce entre dos tiendas de una misma ruta.
DeHoratius y Raman midieron un 65 % de registros de stock inexactos en un distribuidor, y parte de esas diferencias nace en el muelle. El mecanismo se describe en stock fantasma: qué hacer cuando el stock teórico dice que el producto está: el stock muestra el producto, el pedido automático no se dispara, el lineal sigue vacío hasta que alguien se da cuenta.
Controlar por referencia, no por bulto
El control por referencia verifica que cada referencia esperada esté presente en la cantidad esperada. En una entrega de 60 bultos y 400 referencias, hacerlo entero lleva una hora: rara vez es posible. El método consiste en apuntar a:
- Las cincuenta referencias más vendidas de la tienda, en cada entrega: son las que más cuestan en rotura.
- Los productos en promoción la semana de la operación: un palé promocional incompleto es una promoción en rotura desde el primer día (promociones y roturas en el lineal).
- Los productos caros y pequeños (parafarmacia, maquinillas, cartuchos): errores y desapariciones frecuentes.
- Una muestra rotativa de diez referencias por entrega, para detectar proveedores o rutas con problemas.
En estas referencias el control es unitario: se abre el bulto, se cuenta el contenido, se registra la diferencia en el sistema antes de que se actualice el stock teórico.
Registrar la diferencia, no solo constatarla
El control no sirve de nada si la diferencia no entra en el sistema. Tres reglas:
- la diferencia se registra el mismo día: el stock teórico debe reflejar la entrega real antes del pedido del día siguiente;
- la diferencia se fecha y se atribuye (proveedor, almacén, ruta): al cabo de un mes, la tabla de diferencias señala la causa que tratar;
- el almacén recibe el producto en su sitio (organizar el almacén para evitar las roturas): un producto controlado y luego perdido en el almacén reproduce la rotura que se acaba de evitar.
Leer la tabla de diferencias
Al cabo de un mes, la tabla de diferencias de recepción responde a tres preguntas:
| Constatación | Causa probable | Acción |
|---|---|---|
| Diferencias concentradas en un proveedor | preparación del proveedor | reclamación, control sistemático de ese proveedor |
| Diferencias concentradas en una ruta | cruce entre tiendas | contraste con el almacén y la tienda vecina |
| Diferencias en los productos pequeños y caros | desaparición entre el almacén y el lineal | bultos precintados, control al abrir |
| Diferencias positivas (más entregado que pedido) | error al introducir el pedido | comprobar los parámetros de pedido |
Esta tabla alimenta también el nivel de servicio del proveedor real de la tienda, a menudo distinto del que el almacén anuncia (nivel de servicio del proveedor y tasa de rotura).
Un ejemplo con cifras (hipotético)
Tomemos un caso ficticio. Supermercado de 2.500 m², una entrega del almacén al día. Recepción por bulto, ninguna diferencia registrada. El inventario rotativo montado en 50 referencias encuentra 21 stocks teóricos sobrevalorados en un mes, 9 de ellos con origen en una entrega incompleta no detectada. Tras pasar al control por referencia en esas 50 referencias y en las promociones (25 minutos por entrega), el mes siguiente cuenta 4 diferencias de origen recepción en el inventario rotativo, y las roturas avisadas en esas referencias bajan una cuarta parte. Las cifras son ilustrativas.
Lo que cambia el aviso de los clientes
Un producto avisado como ausente por los clientes el día de una entrega, cuando el stock teórico se acaba de abonar, es la primera señal de una recepción errónea. AlertaLineal da esa lista la misma tarde: el control de la mañana siguiente sabe dónde mirar. Prueba de 14 días, sin tarjeta de pago: ver el plan para directores.
Fuentes
- DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: resumen.
- Corsten, Gruen, “On Shelf Availability”, 2004: resumen.
- Gruen, Corsten, Bharadwaj, “Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002: estudio completo (PDF).