Cuadro de mando de roturas: ¿qué indicadores seguir cada semana?

Por qué cinco indicadores y no uno

Una tasa de rotura global no dice qué hacer. Oculta la sección que va mal, no distingue una rotura de una hora de una de un día y no dice si la causa está aguas arriba o en la tienda. Cinco indicadores, contados cada semana, bastan para decidir.

1. La tasa de rotura en el lineal por sección

Cálculo: referencias ausentes ÷ referencias esperadas × 100, contadas en el lineal a hora fija, dos veces al día, y promediadas en la semana por sección. El método está en tasa de rotura en el lineal: cómo calcularla.

Lectura: comparar cada sección con su propia semana anterior. Una sección que pasa del 5 % al 8 % tiene un problema nuevo (entrega, ausencia, promoción); una sección al 9 % desde hace un mes tiene un problema estructural (facing, reposición). Referencia: el barómetro OSA de AECOC sitúa la distribución española en un 4,3 % de roturas de media (95,7 % de disponibilidad); por debajo del 3 %, una sección está muy bien llevada.

2. La duración media de una rotura

Cálculo: tiempo entre la constatación del hueco y su relleno, promediado en la semana. Sin detección continua, aproximarla con los dos conteos diarios (ausente a las 11 h y a las 17 h = al menos seis horas).

Lectura: la duración mide la velocidad de reacción, no el pedido. Una duración media superior a tres horas apunta a una reposición concentrada por la mañana; la organización de las rondas se describe en organizar la reposición para evitar los huecos en el lineal. Es el indicador que se mueve más rápido cuando se actúa.

3. Los diez productos que más a menudo faltan

Cálculo: número de observaciones de rotura por referencia en la semana, ordenadas.

Lectura: estas diez referencias concentran una parte desproporcionada de las ventas perdidas. Un producto en el top 10 tres semanas seguidas tiene una causa estructural: facing demasiado corto, punto de pedido demasiado bajo o stock fantasma. La lista alimenta directamente la revisión de los facings (facing y capacidad del lineal según la rotación) y el inventario rotativo.

4. Las ventas perdidas estimadas

Cálculo: para cada rotura, ventas por hora × duración × 55 % (parte realmente perdida según las reacciones de los clientes medidas por Gruen, Corsten y Bharadwaj), sumadas en la semana. El método se detalla en medir las ventas perdidas por las roturas.

Lectura: es el indicador que habla a la contabilidad y decide las prioridades: una rotura de leche cuesta más que una de un producto de baja rotación, aunque las dos cuenten uno en la tasa de rotura.

5. La parte de roturas con stock teórico positivo

Cálculo: roturas observadas mientras el stock teórico de la referencia estaba por encima de cero ÷ roturas observadas.

Lectura: es la parte de roturas que el sistema de gestión no ve, y que por tanto el pedido automático no corregirá. Mide la fiabilidad del stock teórico y el peso del almacén. Por encima del 30 %, el inventario rotativo y la organización del almacén son las primeras palancas (inventario rotativo: veinte minutos al día).

El cuadro de mando en una página

Indicador	Esta semana	Semana anterior	Palanca si empeora
Tasa de rotura por sección	por sección	por sección	sección que tratar
Duración media de una rotura	horas	horas	rondas de reposición
Top 10 productos ausentes	lista	lista	facing, punto de pedido
Ventas perdidas estimadas	euros	euros	prioridades
Parte de roturas con stock teórico positivo	%	%	inventario rotativo, almacén

Cinco líneas, una página, quince minutos de lectura en la reunión del lunes. El resto del tiempo va a las palancas, no a las cifras.

Lo que cambia el aviso de los clientes

Los cinco indicadores necesitan una cosa: saber qué referencia faltaba, cuándo y durante cuánto tiempo. Los avisos de los clientes con AlertaLineal aportan esos datos en continuo, sin ronda de conteo, y el cuadro de mando los calcula para cada tienda, sección por sección. Prueba de 14 días, sin tarjeta de pago: ver el plan para directores.

Fuentes

• AECOC, barómetro OSA: AECOC presenta el barómetro OSA para combatir la rotura de stock.
• Gruen, Corsten, Bharadwaj, “Retail Out-of-Stocks: A Worldwide Examination”, GMA, 2002: estudio completo (PDF).
• DeHoratius, Raman, “Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis”, Management Science, 2008: resumen.